Organiser un conventum

Vous désirez organiser un conventum ? Voici l'ABC de l'organisation, à partir de qui contacter pour débuter, jusqu'au jour J.

Pour bien commencer

Le conseil d'administration de votre amicale a comme membre un responsable du dossier au Collège Saint-Alexandre de la Gatineau qui a spécifiquement comme tâche d'être l'agent de liaison pour tout ancien ou ancienne qui désire joindre l'Amicale, particulièrement en ce qui a trait à l'organisation d'un conventum. Cette personne est toujours un membre du personnel du collège et un ancien. Actuellement, il s'agit de M. François Sarrazin (1976), que vous pouvez contacter à l'aide d'un des moyens suivants :

Si vous considérez vous lancer dans l'organisation du conventum de votre cohorte, peu importe si la date de ces retrouvailles s'approche à grands pas ou est encore très distante, n'hésitez pas et contactez le responsable immédiatement. Il prendra note de votre intérêt et de vos coordonnées et demeurera en communication avec vous au moment opportun.

Questions à se poser

1. Combien de temps à l'avance devrait-on commencer l'organisation ?

En vérité, cela dépend de l'ampleur de l'événement. Mais même dans le cas le plus simple, soit un après-midi de retrouvailles au collège suivi d'un souper à un restaurant, il vous faudra quand même prévoir contacter vos confrères et consœurs gradués au moins trois mois à l'avance, d'une part pour vous donner le temps d'en joindre le plus possible et, en second lieu, donner une chance à tous d'inscrire cette date dans leur agenda avant que ceux-ci planifient quelque autre activité !

2. Combien de personnes devraient faire partie du comité d'organisation ?

Encore ici, cela dépend de l'ampleur. Vous devriez être au moins deux à vous partager l'organisation elle-même, tout en ajoutant quelques personnes qui s'occuperont de dossiers spécifiques quand l'événement prendra forme et deviendra plus élaboré. Pour vous aider, posez-vous les questions suivantes :

  • Quelle sera la durée ? Un après-midi, une soirée, une journée entière, deux ?
  • Y aura-t-il un thème pour les retrouvailles ?
  • Quel est notre budget et quel sera le coût pour les invités ?
  • Invitons-nous les conjoints ? Pour tout ou seulement une partie ?
  • Y aura-t-il un repas ? Quel type ? À l'intérieur ou à l'extérieur ?
  • Voulons-nous des activités spéciales ; cocktail, diaporama, sport, etc. ?
  • Est-ce que tout se déroulera au collège ? Sinon, où réserver ?

3. Quel est le meilleur temps de l'année pour tenir l'événement ?

En figurant que vous voulez faire les retrouvailles au collège même, nous vous recommandons fortement une fin de semaine en début septembre. Ce temps de l'année vous offre plusieurs avantages :

  • Le collège est à son plus étincelant et tout frais des plus récentes rénovations ;
  • La saison des vacances estivales est terminée ;
  • Vos «anciens profs» sont frais et dispos et plus enclins à participer ;
  • Depuis plusieurs années, la température est des plus clémentes ;

4. Que pouvons-nous faire au collège même ?

Tout d'abord, sachez qu'il est très important pour nous que vous vous sentiez ici chez vous ! Votre alma mater serait très fière de vous accueillir et vous offre gratuitement la location de ses espaces. Il est possible de tenir vos retrouvailles, prendre le cocktail de bienvenue, présenter un diaporama souvenir, revivre vos prouesses d'antan dans un des gymnases, prendre un goûter, le dîner en soirée, etc. Aussi, ce sera pour nous une joie et une fierté de vous offrir une visite guidée du collège ; depuis votre départ, votre école n'a cessé de se moderniser et de rajeunir son apparence !

5. Quelle aide le responsable du dossier au Collège Saint-Alexandre de la Gatineau peut-il nous donner ?

Le responsable du dossier travaillera de pair avec vous afin de :

  • déterminer vos besoins et vous suggérer des activités qui ont fait preuve d'un grand succès dans le passé ;
  • vous proposer et réserver les locaux appropriés ;
  • faire de la publicité pour votre conventum et envoyer des courriels. Notre site est muni d'un espace où tout ancien peut inscrire ses coordonnés. Ainsi, nous avons une liste qui pourrait contenir des contacts que vous n'avez pas ;
  • faire parvenir votre invitation à tous vos profs et membres du personnel que vous aimeriez revoir ;
  • préparer les lieux et accueillir les invités le jour du conventum ;
  • vous offrir, grâce à la généreuse participation de la fondation du collège, une somme pouvant aller jusqu'à 150$ afin de vous aider à défrayer les coûts.

N'ayez crainte, nous sommes là pour vous

Nous espérons que ce petit guide, qui se veut d'abord et avant tout un aide-mémoire convivial, basé sur les expériences des conventums des vingt dernières années, saura vous aider. Au début, la tâche d'organiser le conventum de votre cohorte peut sembler assez ardue ! Mais n'ayez crainte, votre amicale, avec la coopération de la Fondation du Collège Saint-Alexandre et du Comité de gestion du collège sera là à tout moment pour vous épauler dans votre organisation.

Le Collège Saint-Alexandre de la Gatineau, c'est en grande partie vous ! Sa réputation, autant scolaire que sportive, culturelle ou sociale repose grandement sur vos lauriers. Bien que vous ayez quitté le nid, vous ferez à jamais partie de la famille alexandrine et nos portes vous seront toujours ouvertes. Le collège, c'est déjà 100 ans d'histoire glorieuse.

Ensemble, engageons-nous dans le deuxième siècle de cette illustre tradition.

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